Gıda Hattı

E-maillerinize yanıt almanızı kolaylaştıracak 6 öneri

21 Nisan 2019, 08:34
Paylaş

Sizde bir türlü maillerinize cevap alamayanlardan mısınız? Ryan Dube - 6 Ways To Get Busy People To Answer Your Emails!" isimli çalışmasında e-maillerinize yanıt almanızı kolaylaştıracak yolları gösteriyor. Hadi bir göz atalım. 

Sokakta yürürken birine selam verdiğinizde, onun size cevap vermediğini düşünün. Nasıl hissettirir? Onaylanma eksikliği, insanda aşağılayıcı bir etki oluşturur.

Peki, senaryoyu yazalım: sokakta hızlı adımlarla yürüyorsunuz ve tanıdık bir yüz gördünüz ama adını hatırlamıyorsunuz. Selam verip yolunuza aynı adımlarla devam ediyorsunuz. Hızınız, umursamazlık göstergesi olarak alarm veriyor. Cevap alma şansınız sıfır.

Bir de şöyle bakalım olaya: sokakta hızlı adımlarla yürüyorsunuz ve tanıdık bir yüz gördünüz ve adını hatırlıyorsunuz. Yavaşladınız, yüzünüzde bir tebessüm ona bakarak selam verdiniz. İşte gerçek iletişim devreye girdi.

E-maillerinize yanıt almanızı kolaylaştıracak 6 öneri | Hümeyra Kabaca

Aynı durum, e-mailler için geçerlidir. Yüz ifadeleri ve ses tonu yerine, karşınızdakini cevap vermeye teşvik edecek ya da caydıracak hareketler vardır. Ryan Dube  en meşgul insanlardan bile geri dönüşü alabileceğiniz püf noktaları bakın nasıl açıklıyor?

Neden Bir Cevap Gerekiyor?

Günümüzde insanların çalışma saatleri kendi projelerini bitirmek için bile yeterli gelmiyor. Kaldı ki maillere cevap verecekler! Bu yüzden maillere cevap verme, çalışanların yapılacaklar listesinde alt sıralarda yer alıyor. Belli bir format ve yaklaşım takip edilmiyor ise e-maillerin unutulma ihtimali oldukça yüksek.

Birine e-mail gönderirken -özellikle aşırı meşgul olan biri ise- yapmanız gereken ilk şey, iletişim için kendi nedenlerinizin hızlı bir envanterini çıkarmaktır. Meşgulse ve e-mail yeterince yüksek öncelikli bir konu değilse bile daha fazla zamanı olduğu bir anda ele alınmak üzere listede üst sıralara çıkabilir. Sorunun önemini e-maili garantilemek için yeterince haklı çıkarsanız, o zaman ne kadar yoğun olursa olsun kısa sürede yanıt alabilirsiniz.

1. Bir Soru Sor - Tercihen Onlar Hakkında

2012 yılında Harvard Üniversitesinde oldukça kapsamlı bir çalışma yapıldı. İnsanlar kendileri hakkında konuşuldukları anda beyin taramalarında ‘biyokimyasal bir kıpırtı’ oluştuğu gözlemlendi. Sizde e-maillerinizde onlardan bahsedebilirsiniz. Sonuçta söyleyecek birçok şey var değil mi?

İnsanların cazibesini genel sorularla bile yüksek tutabilirsiniz. Sadece üzerinde çalıştıkları projenin nasıl gittiğini bile sorsanız artı puan alırsınız. Eğer daha samimi iseniz aileleri hakkında soru sorabilirsiniz. Ya da ortak bir durumunuz var ise çocuk ya da futbol gibi, ekstra bonus için bunları kullanabilirsiniz. Sonrasını iş ile ilgili sorular takip eder. Mailinizin hızlı bir şekilde silinme olasılığı düşük olacaktır. Kişisel bağlantılar her zaman işe yarar.

2. Acil Konu Satırı Seç

Meşgul insanlar doğal olarak e-maillere öncelik vermiyor demiştik şimdi bir şey daha ekleyelim: bazen e-mailleri açmıyorlar bile. Bu durumdan etkilenmemenin ilk yolu konu satırını mantıklı kullanmaktır. Sonuçta hızlı bir dönüş istiyorsanız, konu satırında ne yazdığının çok önemli olduğunu herkes bilir. Bu durumda konuya “ÖNEMLİ” veya “ACİL” yazmanın yanlış bir tarafı yok ve gerçekten işe yarar bir durumdur. Yani eğer cevap almak istediğiniz insanın mail kutusunda 500 mail varsa ve sadece 100 tanesinde ACİL yazıyorsa şansınız artmış demektir. Tabi gerçekten hızlı dönüş almak istediğiniz durumlarda bunu yapın. Yoksa sonunuz “yalancı çoban” hikayesine dönmesin.

3. Kısa ve güzel tut

İnsanların işten kafalarını zor kaldırdıkları sistemde bir de insanlara işkence çektirmeyin. Gerçi birçoğu direkt maili silerek, kendilerini bu işkenceden kurtarıyorlar. Mailde, sadece gerekli içerikler ve sorular yer almalıdır. Fazladan tek bir detay bile verilmemelidir. İletişim dersinde, mailler hakkında Amerikalıların kullandıkları bir kısaltma vardır: PILE (People Ignore Long Emails). İnsanlar, uzun mailleri yok sayıyorlar. Sizde bundan sonra mail atarken olabildiğince kısa tutun bakalım ne kadar faydasını göreceksiniz.

4. Rüşvet

İnsan, doğası gereği kendisine hizmet edilmesini sever. Bunu herkes kabul etsin. İçinde bir vaat olan mailler, okuyucunun kendisini özel hissetmesini sağlar. “Bu konuyu kahve içerken konuşabileceğimiz uygun bir zaman bulabilirseniz..” , bingo neredeyse yakaladın. En azından mailin bir anda birçok mailin üzerine çıktı. Bir yıldız aldın. Eğer yeni bir müşteri ise keseyi biraz daha açıp öğle yemeği ısmarlayacağınızı söyleyebilirsiniz. İnsanlar bedava öğle yemeğine bayılırlar.

5. İkinci Kişiyi Dahil Edin!

Birisine birkaç kez e-posta gönderdiyseniz, yukarıda listelenen tüm taktikleri denediyseniz ve hala cevap alamıyorsanız, büyük silahı çıkarma zamanı gelmiş demektir. Bu taktiği her zaman değil, artık kronik olarak e-mailleriniz görmezden geliniyor ise uygulamanız gerekir. İşte formül, büyük patronu CC’ye ekleyin. Otoriteler her zaman karşı taraftan geri dönüşü hızlandıracak bir etki uyandırır. Artık mailiniz, diyalog halini almıştır. “Bak, burada benden başka kimler var!” demenin kibar yoludur. Sadece ben değil biz maaile bu durumla ilgileniyoruz demektir. Mailinizi, %99 yüksek öncelikli hale getirdiniz, tebrikler.

6. Israrcı Olun!

Sebat her zaman işe yarar. Can sıkıcı ya da rahatsız edici olarak adlandırılsa da sonuçta çözüme ulaştırır.  Kronik olarak cevap alamadığınız durumlarda siz de kronik bir şekilde bu yöntemi kullanabilirsiniz. Önce “önemli” diye attığınız mailin aynısını “gerçekten önemli” diye atın. O da yetmezse aynı maili “gerçekten çok önemli” diye atmaya devam edin. İki taraftan biri pes edecektir, bu siz olmadığınız takdirde sorun yok. Muhtemelen karşı taraf mailinize cevap verirken “Şuna cevap vermezsem susmayacak” diye düşünecektir. Evet haklı, ama bunu yapmaya o zorladı. Sonuçta mailiniz okunur ve iletişim sağlanır. Tabii bunun son şıkta olmasının sebebi, son çare olmasıdır. Buna dikkat edin.

Yazarın Diğer Yazıları

Gıda Hattından güncel e-bülten almak için adresinizi girip kayıt olabilirsiniz.

.